Como é a gestão de documentos na sua empresa?

Por MXLOG

Se você trabalha em uma empresa com grande volume de correspondências físicas, muitos funcionários ou muitas filiais, com certeza já enfrentou algum problema de extravio, perda ou mesmo erros na entrega de documentos. Certo ou errado?

Certo. São tantos os destinatários, remetentes, setores e filiais, que as correspondências podem ser entregues para os funcionários errados, perdem-se no meio do caminho ou chegam com atraso ao destino final.

Um dos maiores problemas neste sentido, é a gestão dessas correspondências. Mesmo com a informatização ou automação de processos, muitas empresas ainda resistem em adotar um sistema de gestão de documentos efetivo., preferindo fazer tudo manual.

O problema? Custos, desorganização, falta de agilidade, erros no controle de entregas e recebimentos, falta de sigilo em documentos confidenciais e insatisfação dos colaboradores em decorrência dos extravios e atrasos.

Mas como resolver e melhorar tudo isso? Continue a leitura e descubra a melhor solução.

Gestão de correspondências eficiente: o que é?

É aquela que funciona sempre, independente do colaborador responsável pelo processo, com o máximo de agilidade e o mínimo de erros possível.

A boa gestão de correspondências possui fluxos estabelecidos e conta com o auxílio da tecnologia para organizar, controlar e rastrear qualquer entrega ou recebimento de documentos da empresa. Tudo isso, considerando um grande número de filiais ou colaboradores envolvidos. É um sinônimo para Gestão de Tempo e de Custos.

O que sua empresa pode fazer para melhorar esse processo?

Na maioria dos casos, trata-se de abandonar os caderninhos de controle ou as planilhas de Excel, automatizar o processo e adotar um sistema de gestão verdadeiramente eficiente.

Ao seguir este caminho, a empresa poderá desenhar um bom fluxo de recebimento de correspondências e documentos, além de contar com o auxílio da tecnologia para saber exatamente onde cada documento está, se já foi ou ainda será recebido pelo destinatário.

Quem é cliente da MXLOG conhece essa facilidade, entretanto se você ainda não é, esta é uma boa oportunidade para Você conhecer.

Solução MXLOG: o que é?

Com mais de 25 anos de experiência, a MXLOG conta com uma plataforma de gestão inteligente de correspondências, desenvolvida especialmente para empresas que possuem um alto volume de documentos, muitas filiais e grande número de colaboradores.

O sistema de gestão de correspondências da MXLOG possibilita catalogar e rastrear todos os documentos que chegam até sua empresa. Também é possível cadastrar destinatários e remetentes, além de atribuir um código único de identificação para cada correspondência.

Como funciona?

Se sua empresa deseja uma demonstração prática de como funciona este serviço, clique aqui e preencha o formulário para entrar em contato com um consultor da MXLOG.

Se apenas está curioso para saber como funciona, acompanhe o passo a passo abaixo:

  • Com o sistema de gestão de correspondências MXLOG, todos os documentos que chegam na sua empresa recebem um código de identificação;
    • O código ficará disponível no sistema e também estará presente no documento físico;
    • Todas as etapas do processo de separação e entrega de cada documento é cadastrada no sistema. Assunto, data, hora, setor, remetente, destinatário e o que mais a empresa julgar necessário;
    • Assim, com o código de identificação em mãos, todo e qualquer destinatário pode acompanhar o andamento da entrega da sua correspondência dentro da empresa. O colaborador sabe exatamente onde está seu documento em tempo real e de maneira confiável;
    • Além disso, é possível abrir ocorrência e acessar protocolos de entregas digitais.

É ou não é maravilhoso? É a tecnologia trabalhando a seu favor.

Quais os benefícios?

Os benefícios são inúmeros, sendo os principais deles:

  • Suporte exclusivo MXLOG: uma equipe de TI especializada, treinada e capacitada para dar todo o suporte que sua empresa precisa;
  • Relatórios: acesso fácil e rápido a relatórios de rastreamento de correspondências. Sua empresa não precisa mais perder tempo buscando informações em arquivos físicos ou planilhas com informações desencontradas;
  • Rastreabilidade: rastreamento on-line de todos os envelopes ou malotes que estão em circulação entre as filiais de sua empresa;
  • Agilidade: ao ter acesso a localização dos documentos em tempo real, os funcionários conseguem identificar rapidamente possíveis erros nos registros, corrigir e garantir que os documentos cheguem ao destinatário final;
  • Segurança: com todas as informações registradas, é possível identificar tudo o que entra e o que sai da sua empresa com exatidão, o que reduz consideravelmente a entrega de correspondências para destinatários errados, bem como o extravio de documentos.

E como está mesmo o processo de gestão de correspondências na sua empresa? O que você está esperando para inovar? Entre em contato com a MXLOG e automatize seus processos.

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